Proyecto de consultoría y asesoría

El objetivo de esta unidad corresponde el desarrollo del proyecto de consultoria desde el contacto inicial con el cliente hasta el final del mismo, conocer sus fases de desarrollo permitirá establecer los puntos de avance del mismo y establecer controles del mismo para su ejecución y consolidación dentro del marco ético de la profesión.

1.1. Elaboración del proyecto

En primer lugar hay que definir que es un proyecto de acuerdo al Project management book of knowledge, en el cual se define como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos, el cual se alcanza cuando se logran o no los objetivos del proyecto, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. La mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero.

Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional creará un resultado que se espera que perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos tienen impactos sociales, económicos y ambientales que durarán mucho más que los propios proyectos.

Un proyecto puede generar:

•  Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo,

•  La capacidad de realizar un servicio (por ej., una función comercial que brinda apoyo a la producción o distribución), o

•  Un resultado tal como un producto o un documento (por ej., un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad).

Una vez que se han establecido las características de un proyecto, hay que establecer las fases del proyecto de consultoría.

1.1. El proyecto de consultoría

El proyecto de consultoría está compuesto de seis fases principales, las que son:

1.    Preparativos

2.    Diagnóstico preliminar

3.    Planificación de la acción

4.    Aplicación

5.    Terminación

Las que a su vez van a estar divididas en diferentes procesos a realizar, a continuación se explican cada una de las fases del proyecto de consultoría.

1.1.1.   Preparativos

Esta fase del proyecto de consultoría se encuentra dividida en seis procesos:

1.    Contactos iniciales

2.    Diagnóstico preliminar

3.    Mandato

4.    Estrategia de planificación de la tarea y acciones

5.    Propuesta presentada al cliente

6.    Contrato de consultoria

Durante esta parte del proyecto se examina y define el problema por el cual el cliente ha recurrido a la consultoría, y tiene como finalidad establecer un plan de trabajo acorde a las necesidades del cliente. Asi una vez que se ha establecido el contacto inicial el siguiente proceso es el diagnóstico preliminar el cual se hace a través de reuniones con el cliente en su lugar de trabajo. En las reuniones iniciales el consultor no debe entrar en muchos detalles, sin embargo, puede recopilar información sobre los hechos de orientación esenciales acerca del cliente como:

·       Su medio ambiente,

·       Problemas característicos de su sector así como de su actividad,

·       Información sobre los productos y las ventas,

·       Los proveedores,

·       Procedimientos y equipo,

·       Historia y evolución de la compañía

Una vez analizados preliminarmente los datos de este diagnóstico es preciso hacer una evaluación de los recursos y elementos para brindar el servicio de consultoría, y también con la finalidad de esperar la siguiente fase que es el mandato, el cual consiste en esperar la orden expresa de nuestro cliente para tener un acercamiento formalizado para llevar a cabo el servicio; al obtener dicho mandato, de manera paralela vamos desarrollando las estrategias y acciones para abordar las situaciones presentadas por el cliente y que fueron analizadas previamente; esto con la finalidad de tener una previsión sobre las actividades a desarrollar para presentar una propuesta técnica que incluya costos y recursos que utilizaremos durante nuestra intervención, asi como el personal a utilizar, la información que se va a requerir con la finalidad de poder determinar los costos de la consultoría.

Es entonces que se pasa a la siguiente fase del proceso que es la formalización en la cual se incluyen la presentación de la propuesta a nuestro cliente y la elaboración del contrato de consultoría. En la elaboración del contrato de consultoría es preciso apegarse a las normas del código de comercio vigente y a las normas de las leyes y reglamentos en materia mercantil, un aspecto importante es establecer las clausulas de prestación del servicio es en esta parte donde se deben estipular los alcances y objetos del estudio, asi como los apoyos con los que esperamos contar para desarrollar nuestras actividades, los compromisos del cliente y las limitaciones de ambas partes; otro punto importante es también establecer las formas de pago del servicio.