4. Organización administrativamente, legal y fiscal una empresa de consultoría.

El estudio de las organizaciones contemporáneas implica el desarrollo de una visión de complejidad de las mismas en sus circunstancias y sus procesos, la finalidad con la que fueron creadas y las adaptaciones al medio ambiente en este primer ensayo se analiza el aspecto contingencial de las organizaciones y la implicación de su diseño en sí. La correlación de la estructura y el diseño de la organización guardan una estrecha relación entre el desarrollo y la función de la misma, requiere de un tratamiento no solo de sus estructuras, sino de sus procesos y las relaciones derivadas de los procesos y funciones de la misma.

En este caso habrá que analizar a las organizaciones especializadas en prestar el servicio de consultoría como unidad jerarquizada, con procesos y sistemas propios, a partir de sus objetivos y fines.

1.1.       Estructura administrativa

En este apartado se analizan a partir de la teoría contingencial a través de tres autores: Henry Mintzberg, Derek S. Pugh y Stephen P. Robbins, los cuales hacen un análisis de los aspectos fundamentales de esta teoría. Pugh y Robbins desde el punto de vista del desarrollo histórico esta teoría y, Mintzberg desde el aspecto crítico desde la perspectiva de la formación de la estructura y la forma en que habrá de ser dirigida. En este sentido se pone de manifiesto el rompimiento de un contexto, organizacionalmente hablando donde no se puede diferenciar una estructura formal de una no formal, de los procesos de comunicación y de los alcances de la misma.

Los estudios sobre la contingencia, y los autores anteriormente mencionados, se basan principalmente en el estudio de los factores administrativos, de los procesos derivados y de las decisiones de orden administrativo que se toman respecto a ellos. “La teoría contingencial enfatiza en que no hay nada absoluto en las organizaciones ni en la teoría administrativa: todo es relativo y siempre depende de algún factor” (Chiavenato 1996).

Es decir la contingencia toma  en cuenta una serie de factores ambientales y la forma en que se decide sobre los mismos, y como las decisiones son determinadas por el ambiente. El punto trascendental de la teoría de la contingencia es el desarrollo de una alta racionalización de los recursos, con los que contaban las organizaciones (principalmente las de tipo empresarial) y el alto grado de normalización de sus estructuras organizativas, lo cual derivo en los estudios citados en la Tabla 1, la aparición de necesidades estructurales dentro de las organizaciones y la explicación del contexto como tal. Es bajo este enfoque que la contingencia toma en cuenta otras corrientes dentro del pensamiento de la administración y retoma a través de la teoría de sistemas los factores y los conlleva a la explicación del desarrollo de estructuras y el diseño de las mismas como resultado multifactorial.

Mintzberg en Managers not MBA´S: a hard look at the soft practice of management developments (2004), en lo particular desarrolla un pensamiento el cual no solo debe ser entendido desde el punto de vista de las escuelas de negocios, sino de cualquier posgrado: el acercamiento y conocimiento de los objetos de estudio; en este caso dentro de nuestro posgrado: las organizaciones; es decir conocer el objeto nos permite identificar, diseñar y diagnosticar, un psicólogo necesita conocer personas, un cirujano necesita conocer medicina, en nuestro caso implica conocer o tratar de entender el contexto que envuelve la organización, con sus múltiples factores y límites metodológicos.

Ahora Mintzberg plantea una situación el hecho de estar en organizaciones nos debería volver capaces de comprenderlas... no del todo ya que surge una cuestión en el estudio y análisis de las mismas, la estructura juega un papel importante de acuerdo con autores como Steiner (2000) y Corona (2001), ya que vista desde la planeación estratégica la estructura es resultado de los objetivos que desea lograr, y sé generan funciones en razón de los mismos, en sus intereses económicos. Cabe señalar que desde este punto de vista contingencial se abarca más el tipo de organización empresarial.

En este caso la organización es resultado de sus procesos físicos, vistos dentro y fuera de la misma, que los no físicos; por lo cual la misma teoría de la contingencia precisó que el medio ambiente jugaba un papel importante en el desarrollo y evolución estructural de la organización, los encargados de realizar los estudios determinaron que existía una relación intrínseca entre los factores ambientales (política, marco legal, economía, tecnología, sociedad, etc.) y las prácticas administrativas, las cuales eran de manera adaptativa a la realidad imperante de la organización empresarial.

En el sentido de los diversos autores analizados y retomando para el análisis final de Mintzberg (2001) sobre las tipologías de la estructura organizacional, el debate entre las tipologías de Hinings (1993), el análisis del ambiente y contexto, entre los contingencial y lo configuracional; se debe hacer referencia a que las contingencias clasifican por medio de la taxonomía el tipo de organización sobre la base de funciones y el desarrollo de sus adaptaciones al ambiente que las rodea y las hace evolucionar.

Las configuraciones, por otro lado se han remitido repetidamente a idealizar las estructuras en tipos puros. La pregunta entonces surge en ¿cuánto, en donde - o si - ellos pueden ser encontrados?

Es claro que cada configuración es una simplificación de la realidad, minimizando la complejidad existente, aun las estructuras más simples de organización.

“En este sentido, cada sentencia (oración) en nuestra descripción de las configuraciones ha sido una exageración (¡incluyendo éste!”. (Mintzberg, 1980).

 Nuestra literatura de investigación, sugiere que en muchos casos uno de las cinco configuraciones dominara a los otros cuatro en una organización, como consecuencia su estructura y será llevada hacia una de las configuraciones anteriormente tipificada.

La búsqueda para la armonía de la estructura y su situación hace que una organización favorezca a desarrolla una de las cinco topologías.

Otras estructuras desde luego surgen de manera diferente, formadas del contexto social y ambiental. Unos aparecen en la transición de un tipo puro. Otras estructuras desde luego surgen de manera diferente. Unos parecen estar en la transición de un tipo puro al otro, en respuesta a una situación cambiante.

¿El diseño de las organizaciones se delimita a la forma o a los fines que la originaron?

La respuesta se encuentra en el límite de la complejidad de los fines, de quien la creo y que es lo que está realizando; en la actualidad el análisis de las organizaciones está basado bajo los parámetros del enfoque institucional, agregando nuevos conceptos: discurso, genero, eficacia, eficiencia, comunicación y entramado social. El aspecto del análisis organizacional en nuestros días implica el análisis de un ente complejo y de un lugar donde se establecen configuraciones sociales.

Elliott Jaques es uno de los impulsores de esta teoría que comenzó a desarrollarse a mediados del siglo pasado en el Reino Unido. Elliott Jaques fue un psicoanalista en sus orígenes profesionales, y de hecho mantuvo durante toda su vida su adhesión al psicoanálisis como teoría y como técnica terapéutica. Sus pasos iniciales de investigación y de consultoría interna estuvieron marcados por este origen. Sin embargo, los descubrimientos que surgieron durante esta etapa de trabajo lo llevaron a la conclusión que marcaría el resto de su carrera y la emergencia de la Teoría de la Organización Requerida:

“Las organizaciones de trabajo son entidades reales, que tienen su legalidad propia, y que tienen una influencia determinante sobre el comportamiento humano en las mismas.” Los sistemas inducen comportamiento. Es decir prueba el papel determinante de los sistemas organizacionales sobre el comportamiento humano en las organizaciones, y explica cómo provocar el advenimiento de la confianza recíproca y de la alta productividad. Y a su vez tiene la capacidad de producir grandes mejoras organizacionales en tiempos cortos y de modo relativamente económico.

“Antes de pasar a analizar las características que están sufriendo cambios, comienzo por reconocer lo que es duradero en los estudios de las organizaciones. Si bien existen varios vocabularios para describir esas características, permítaseme recurrir a las categorías que desde hace tiempo me han parecido útiles para discutir la naturaleza de las organizaciones. Esto es, que las organizaciones funcionan como sistemas racionales, naturales y abiertos (Scott, 2003)

Las organizaciones se distinguen por ser estructuras sociales, pues funcionan para alcanzar  fines específicos orientados a la consecución de objetivos específicos; siendo así un invento social. Los diseñan organizaciones pueden adoptar un cálculo racional, de medios y fines al hacer especial énfasis en sus propósitos limitados, que a su vez ofrece criterios para la toma de decisiones. Desde luego, debe considerarse que los objetivos especializados sirven a funciones sociales más generales si la organización busca ser digna de la legitimación social (Parsons, 1960). La organización como sistema está constituido por los elementos básicos de esté (entradas, medio, salidas y retroalimentación) y es en las entradas donde la información juega un papel clave como medio regulador, medio neguentrópico, ya que a través de ella se puede disminuir la cantidad de incertidumbre (entropía). En palabras de la licenciada Luz Amanda Camacho en su Teoría general de sistemas, "reducir la entropía de un sistema es reducir la cantidad de incertidumbre que prevalece". Es desde este punto de vista que se puede considerar a la información como elemento generador de orden y como herramienta fundamental para la toma de decisiones en la organización o en cualquier sistema en el que se presenten situaciones de elección con múltiples alternativas.

 El análisis de las tensiones y de las fuerzas descriptivas de la organización nos lleva a tener una visión un ambiente complejo, con un contexto altamente ambiguo e incierto. En este caso la organización de acuerdo con Montaño (2005), la organización trata de encontrar, a través de la institución, certidumbre y diferenciación de las demás organizaciones.

1.1.       Marco legal y fiscal

Con respecto al marco legal y fiscal las empresas dedicadas a la consultoría se pueden constituir de acuerdo a la legislación vigente tanto en su figura jurídica la cual también le proporcionara derechos y obligaciones de tipo fiscal, aquí es preciso que la elección de la estructura legal o personalidad jurídica permita cumplir con los fines para lo que fue diseñada o creada, las limitaciones y ventajas se especifican mejor en el Código de comercio vigente y el Código fiscal de la federación.